A implementação da Reforma Tributária está avançando e, como você já viu no Mundo do Plástico, os desafios vão muito além de adequar as notas ficais para contemplar os novos tributos: CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços, federal), e IBS (Imposto sobre Bens e Serviços, estadual e municipal).  

Levantamento realizado pela Ninecon, consultoria especializada em Business Technology e transformação digital, revelou que a adaptação das empresas brasileiras à Reforma Tributária tem exposto desafios que precedem a emissão das notas. 

A avaliação de 40 projetos de adequação aos novos tributos, conduzidos em diferentes segmentos da economia – a indústria entre eles –, apontou que os principais entraves estão na qualidade dos dados, nas integrações entre aplicações e na revisão de processos internos.  

A consultoria identificou os cinco problemas mais frequentes encontrados nessas empresas.  

5 desafios da Reforma Tributária para as indústrias 

A pedido do Mundo do Plástico, a gerente de Knowledge Management  da Ninecon, Vanessa Assunção, elenca esses problemas e como resolvê-los. 

1. Cadastros tributários incompletos ou inconsistentes 

Por falta de governança de dados mestres, cadastros incompletos, informações divergentes e registros desatualizados dificultam a correta parametrização dos novos tributos e comprometem a qualidade das operações fiscais.  

“Informações como classificação fiscal, natureza das operações, regras tributárias, cadastros de clientes, fornecedores e produtos precisarão estar consistentes para garantir a correta apuração da CBS e do IBS”, diz Vanessa.  

Ela orienta que a forma mais eficiente de mitigar esse risco é realizar um saneamento cadastral antecipado, estabelecer regras de governança e definir responsáveis pela manutenção contínua dessas informações. 

2. Adequação dos documentos fiscais eletrônicos 

Layouts desatualizados, rejeições de arquivos XML, incompatibilidades entre plataformas de mensageria fiscal e sistemas corporativos, e divergências entre ambientes de homologação e produção dificultam as necessárias atualizações em documentos como NF-e, NFS-e e CT-e.   

“As empresas devem acompanhar as Notas Técnicas publicadas pela Receita Federal e pelos fiscos estaduais e municipais, além de manter seus sistemas ERP e soluções fiscais permanentemente atualizados para atender às novas exigências”, orienta a gerente. 

3. Integrações entre ERP e sistemas satélites 

As informações relacionadas à CBS e ao IBS precisam circular corretamente por um ecossistema formado por sistemas fiscais, financeiros, comerciais, logísticos e aplicações legadas. Quando essas integrações não são revisadas adequadamente, inconsistências passam a surgir ao longo de toda a cadeia operacional.  

Segundo Vanessa, todas as aplicações que as empresas já possuem – ERP, sistemas fiscais, soluções de emissão de documentos eletrônicos, plataformas logísticas e ferramentas de integração – precisam compartilhar as novas informações tributárias de forma consistente. 

“O caminho mais eficiente é mapear previamente todas as integrações existentes, identificar impactos e realizar testes completos antes da entrada em produção.” 

4. Falta de clareza sobre requisitos e regulamentações 

Outro desafio relevante é a evolução constante de notas técnicas, layouts e orientações regulatórias, que demandam adaptação de requisitos já definidos, revisão de desenvolvimentos concluídos e planejamento de novos cronogramas para acompanhar as atualizações regulatórias.  

Vanessa lembra que a regulamentação da Reforma Tributária está sendo publicada de forma gradual, por meio de leis complementares, notas técnicas e atos normativos.  

“Nesse cenário, é fundamental que as empresas mantenham um processo contínuo de acompanhamento da legislação e promovam uma aproximação entre as áreas tributária, fiscal, tecnologia e negócios para avaliar rapidamente os impactos de cada atualização.” 

5. Testes insuficientes em processos ponta a ponta 

Pelo levantamento da Ninecon, a etapa de testes também se mostrou um fator crítico para o sucesso da implementação. Em muitos casos, os esforços se concentraram na validação da emissão de documentos fiscais, enquanto processos integrados (compras, faturamento, estoque, logística, financeiro, apuração tributária) receberam atenção limitada.  

A gerente alerta que os testes não devem se limitar às parametrizações tributárias. “É recomendável executar cenários completos de ponta a ponta, validando tanto os cálculos dos tributos quanto a emissão dos documentos fiscais, integrações, contabilização e obrigações acessórias”. 

Como adaptar os processos à Reforma Tributária? 

Na avaliação de Vanessa, organizações que possuem equipes fiscais e de tecnologia bem estruturadas podem conduzir parte da adaptação internamente, principalmente quando utilizam soluções de gestão já preparadas para incorporar as mudanças legais. 

Entretanto, a Reforma Tributária envolve alterações legislativas, tributárias e tecnológicas simultaneamente, o que exige conhecimentos bastante específicos.  

Para muitas pequenas e médias indústrias, contar com apoio especializado, ainda que de forma pontual, pode reduzir riscos, evitar retrabalho e acelerar a implementação das adequações obrigatórias. 

As empresas vão precisar investir para se adequar? 

Além da atualização dos sistemas, as empresas precisarão dedicar tempo para revisão de processos, capacitação das equipes, atualização cadastral, realização de testes e acompanhamento constante das mudanças regulatórias. 

Para as de pequeno porte, esses investimentos podem representar um desafio, principalmente porque a Reforma Tributária será implementada em fases ao longo dos próximos anos.  

“Por outro lado, quanto mais cedo a empresa iniciar seu planejamento, maior será sua capacidade de distribuir esses investimentos ao longo do tempo, reduzindo impactos financeiros e operacionais”, alerta. 

A gerente destaca que o custo da não adaptação pode ser significativamente maior, incluindo riscos de inconsistências fiscais, dificuldades operacionais e exposição a penalidades. 

Iniciativas para facilitar a adequação à Reforma Tributária 

Vanessa sugere algumas iniciativas fundamentais que podem facilitar o processo de adaptação de empresas menores: 

  • Realizar um diagnóstico dos impactos da Reforma Tributária sobre os processos da empresa; 
  • Verificar se o sistema de gestão utilizado possui um plano de atualização aderente à nova legislação; e 
  • Buscar apoio de profissionais especializados em tributação e tecnologia, capazes de traduzir as exigências legais para a realidade operacional da empresa. 

Em resumo, a preparação antecipada é um fator determinante para uma transição mais segura.  

“Empresas que iniciarem esse trabalho antes da obrigatoriedade terão mais tempo para revisar cadastros, testar processos, capacitar suas equipes e implementar as mudanças de forma planejada, reduzindo riscos durante a entrada em vigor das novas regras.” 

Os processos da sua indústria já estão prontos para atender às novas exigências da Reforma Tributária? 

Aproveite e entenda como a Reforma Tributária afeta o setor de reciclagem.