Organizar rotinas administrativas, otimizá-las e reduzir erros é meta comum de boa parte das empresas. Na indústria do plástico, um dos gargalos encontrados está relacionado ao controle de estoque e de pedidos para expedição.
Porém, boa parte do trabalho é feito mediante produção em massa e sem uma organização consistente. Sem uma gestão eficaz, o processo acaba gerando problemas no controle dos pedidos para expedição.
“De fato, esses volumes acabam gerando dificuldades para implementação de uma expedição mais eficiente. Na prática, as principais complicações ocorrem pela forma de organização do sistema de produção”, salienta o coordenador do Programa de Pós-Graduação em Engenharia de Produção da Universidade de Caxias do Sul, Gabriel Vidor.
Dicas para organizar os pedidos para expedição
Os pontos que dificultam a boa organização dos pedidos para expedição são diversos e variados. As dificuldades vão desde a falta de treinamento da equipe de logística até o baixo nível de conhecimento técnico do gestor imediato. A falta de comunicação entre setores como programação e planejamento da fábrica, produção, almoxarifado e expedição são outros pontos a considerar. Além disso,
a ausência de sistema de medição do desempenho organizacional pode agravar a situação.
“O descompasso existente entre as atividades comerciais e de produção é o principal fator de problemas gerados na expedição. Por vezes, as metas entre as áreas de vendas estão em oposição às métricas da área industrial, por exemplo. Por conseguinte, observa-se que as áreas trabalham para atender cada uma aos seus interesses”, pontua Vidor.
Assim, a melhor solução para a organização dos pedidos para expedição abrange a criação de um setor ou célula organizacional de planejamento, programação e controle. Esse setor seria capaz de mapear os processos que envolvem a área de expedição. Dessa forma, é possível trabalhar pontualmente na resolução de problemas e perdas.
Além disso, o setor também desenvolveria atividades de melhoria. Entre elas, estão o uso de programas mestre de produção, organização de layout e capacidade. Treinamentos (incluindo processos, comportamento e tecnologias), devem ser inseridos nessa etapa.
Dessa forma, o setor chega à sua fase final. É hora, então, integrar de forma consistente as atividades comerciais e de produção. Dessa forma, é possível alinhar as tarefas e metas de vendas e expedição às de produção.
Assim, ao buscar uma visão sistêmica dos processos e objetivos, compartilhando-os entre as áreas, melhorias nos processos serão implementadas. Com isso, adota-se uma cultura organizacional mais efetiva e factível.
Como é feita a organização dos pedidos para expedição em sua indústria? Você conhece alguma outra boa prática para otimizar esse processo? Compartilhe sua experiência nos comentários e até a próxima.
